La inmediatez, el bajo costo, la pulsión, la viralidad, los spam han hecho que compartan un mismo espacio (nuestro buzón de correo) y, por ende, han cambiado nuestros hábitos llevándonos a una discriminación aleatoria de correos recibidos, con el consabido riesgo de dejar de leer algún escrito importante y disminuir nuestro poder de atención y comprensión a los textos recibidos.
Para intentar minimizar la probabilidad de que no se lea uno de nuestros e-mails surge esta modesta propuesta de estilo. Se nutre de técnicas empleadas en el marketing directo, los reportes a la dirección, la empatía y la creatividad personal.
Un E-mail se puede diseccionar en 6 partes: el motivo, los receptores, el asunto, el texto, los archivos adjuntos y los hipervínculos.
El motivo
La primera pregunta que nos tenemos que hacer, ¿por qué quiero enviar este e-mail? Debemos aprender a filtrar la necesidad de los E-mails, sirva de ejemplo la fábula de Pedro y el Lobo, si nos dedicamos a enviar correos de manera compulsiva el poder de interés del receptor bajará y cuando realmente queramos comunicarle algo importante no será atendida nuestra propuesta.
Las redes sociales nos brindan una oportunidad para comunicar a nuestros conocidos esas cosas banales, graciosas, esos guiños de complicidad que dentro del contexto de entretenimiento y socialización tienen mayor aceptación.
Los receptores
¿A quién le queremos escribir un E-mail? Todos los gestores de correo nos permiten seleccionar el destinatario del correo y nos brindan la opción de enviar copias individualizadas (CCO) desterrando el correo masivo que tan poco atractivo es; sobre todo si tenemos que bajar durante un largo tramo, hasta que dejamos de leer direcciones de correo de personas que quizá ni conozcamos, para encontrar el texto del correo. Ya sé, los que utilicen Gmail, no recordarán este episodio de pasado.
Un gesto de aprecio hacia el destinatario comienza con esta simple acción, un trato personal aunque se trate de un “e-mail abierto”. Dicho esto, en ocasiones puede interesar dar a conocer al receptor la existencia de otros destinatarios, si se trata de un e-mail masivo, para transmitirle la sensación de pertenencia al grupo.
El asunto
Apartado crucial para lograr el éxito (despertar el interés en el receptor para que lea nuestro e-mail). Debemos buscar las palabras apropiadas. Deben estar directamente relacionadas con el contenido, huir de las palabras típicas de los spam, si escribimos a un e-mail comunitario detallar claramente a quién debe ser remitido. Si enviamos un e-mail lúdico-festivo es muy importante detallarlo en el asunto para que sea abierto en un momento de asueto del receptor. Esta labor se verá recompensada con el tiempo ya que lograremos asociar nuestro nombre a las buenas formas, motivando la lectura de futuros envíos.
El Texto
Es nuestro mensaje a transmitir. Para facilitar una lectura rápida se marcarán en negrita las palabras clave, las frases se subrayarán y si lo consideramos oportuno dotaremos al texto de alguna expresión para recibir feedback.
Un saludo, una introducción, el núcleo del mensaje y un agradecimiento o ruego final son las partes que debería incluir el texto. No deberá superar las 150 palabras (en la medida de lo posible).
Los archivos adjuntos
Que adjuntemos un archivo a un e-mail no nos garantiza que sea abierto. Por eso, debemos incluir en el texto del mensaje aquellas partes que queramos sean leídas.
Cuidado con el nombre de los archivos adjuntos, intentar personalizarlos, ya que puede darse el caso que el receptor disponga en su equipo de archivos con el mismo nombre lo que puede llevar al error.
Los hipervínculos
Herramienta que permite ajustar nuestro texto a esa recomendación de 150 palabras. Cuidar que funcionan, utilizarlos para explicar conceptos y, por qué no, para dirigir al lector hacia los archivos adjuntos.
Ahora, a ponerlo en práctica
Si tenemos presentes estas recomendaciones lograremos maximizar la probabilidad de éxito, contribuiremos a reducir la cantidad de e-mails recibidos en nuestra bandeja de entrada y optimizaremos recursos.
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